Over effectiviteit en efficiency

	Effectief en efficiënt zijn twee begrippen die bij elkaar horen, maar niet hetzelfde betekenen. En ze kunnen ook nog eens makkelijk met elkaar worden verward. Vandaar deze notitie, waarin beide begrippen nader onder loep genomen worden.
	Bij het begrip effectief gaat het om de vraag of een bepaalde aanpak (of oplossing of proces of methode, e.d.) geschikt is om tot een gewenst resultaat te komen.  Is de aanpak geschikt, dan noemen we hem effectief.
	Een ander woord voor effectief is 'doeltreffend'. Je hebt een doelstelling nodig om van effectief te kunnen spreken. Voor de meeste organisaties is dat: toegevoegde waarde tot stand brengen voor klanten, aandeelhouders en overige belanghebbenden. Is dat het geval, dan ben je effectief bezig en doe je kennelijk de goede dingen. En zoniet, dan kun je beter stoppen met waar je mee bezig bent, want als het niks oplevert heeft geen zin om er mee door te gaan.
	Bij het begrip efficiënt gaat het om de vraag hoe 'economisch' een aanpak is. Efficiënt geeft antwoord op de vraag: "wat kost het aan tijd, geld en moeite om met deze aanpak tot resultaat te komen?" Is de aanpak in al deze opzichten de beste, dan noemen we hem efficiënt.
	Een ander woord voor efficiënt is 'doelmatig'. Dat wil zeggen dat een activiteit in elk geval een bijdrage moet leveren aan het bereiken van het gestelde doel. En hoe goedkoper, sneller en en makkelijker dat gebeurt, hoe beter (efficiënter) het is. De inzet van de middelen moet dus zo direct en nuttig mogelijk worden besteed aan het bereiken van het voorgenomen doel. Is dat niet het geval, dan ben je niet efficiënt bezig en vermors je kostbare tijd en geld. Kortom: bij efficiënt bekijken we een aanpak vanuit de vraag of een bepaalde aanpak technisch en economisch optimaal is. We kijken met andere woorden naar het rendement van waar we mee bezig zijn. En als we verantwoord omgaan met onze tijd en onze middelen zonder verspilling of verkwisting dan doen we het goed. Zoniet, dan hebben we reden om ons te verbeteren.
	Nu we weten wat de begrippen effectief en efficiënt betekenen, is het makkelijk allerlei bezigheden om ons heen daarop te beoordelen. Eén voorbeeld:
		Stel je gaat elke morgen in je auto naar je werk dat 8 kilometer verderop is. Helaas staat er elke morgen een file, waardoor je reis een half uur langer duurt dan nodig. Effectief en efficiënt?
		Effectief is het vervoer zeker, want je komt uiteindelijk op je werk.
		Efficiënt is een heel ander verhaal. Om te weten of het ook efficiënt is, zou je de mogelijke alternatieven (lopen, met de fiets, met het openbaar vervoer, eventuele andere oplossingen, zoals thuiswerken) met al hun voor- en nadelen eigenlijk even met elkaar moeten vergelijken om te weten welke oplossing in alle opzichten de beste is. Als vervoer per auto dan als beste uit de bus komt, is dat de meest efficiënte oplossing. In het voorbeeld zullen  -  vanwege de altijd hinderlijke file  -  andere oplossing dan vervoer per auto kansrijke alternatieven zijn.
	Uit dit voorbeeld kunnen we al een paar dingen leren:
	1.	Effectief en efficiënt zijn twee verschillende invalshoeken om naar een specifieke aanpak te kijken. Je moet vanuit beide invalshoeken kijken om te weten of de betreffende aanpak uiteindelijk geschikt is;
	2.	Om te weten of een aanpak goed is ga je uit van het doel wat je ermee wil bereiken. Kun je het doel ermee bereiken (effectief) en kan dat bovendien op een rendabele wijze (efficiënt), dan is dat een goede aanpak;
	3.	Om te weten of de aanpak de beste is, zou je hem eigenlijk moeten vergelijken met alternatieve mogelijkheden, maar in de praktijk is dat nog niet zo gemakkelijk. Soms ben je al blij als er één geschikte aanpak voorhanden is. En verder kan het goed zo zijn dat de kosten van een allesomvattend vergelijkend onderzoek in een bepaald geval hoger zijn dan de mogelijke opbrengsten. In dergelijke gevallen vergelijk je jouw oplossing niet uitputtend met andere mogelijkheden, maar ga je na of jouw aanpak op zich goed is of dat hij tekortkomingen heeft waar aan iets moet worden gedaan om uiteindelijk voldoende efficiënt te zijn.
	4.	Effectief is een absoluut begrip: iets werkt of het werkt niet.
		Efficiënt is een relatief begrip: je probeert zo economisch mogelijk te werken, waarbij de kans aanwezig is dat het toch nog beter kan. Dat is dus iets om op altijd op te letten en aan te werken.
	Het voorbeeld was betrekkelijk eenvoudig, maar ook voor complexe en ingewikkelde situaties is de dubbele vraagstelling altijd dezelfde:
		kan met de betreffende aanpak het voorgenomen doel bereikt worden?
		is deze aanpak technisch en economisch in alle opzichten de beste?
	Voor elke aanpak geldt dat er in principe vier mogelijkheden zijn:
	1.	de aanpak is effectief en efficiënt
		we doen de goede dingen en we doen dat goed
		We hebben ons restaurant nu vijf jaar en hebben net weer een Michelin ster er bij gekregen. Onze klanten zijn altijd weer helemaal tevreden met wat we ze voorschotelen.
		En ook onze accountant is vol lof als hij onze jaarrekening weer heeft gemaakt.
	2.	de aanpak is effectief, maar niet efficiënt
		we doen de juiste dingen, maar niet op de goede manier
		Onze producten zijn toonaangevend in de branche. Niet raar dus dat we als marktleider worden beschouwd.
		Onze klanten klagen wel over lange levertijden en voor het derde jaar op rij kunnen we geen dividend uitkeren aan onze aandeelhouders, want daarvoor maken we niet genoeg winst.
	3.	de aanpak is niet effectief, maar wel efficiënt
		We maken goede, simpele auto's voor de kleine man. De auto zijn allemaal zwart van kleur.
		We hebben de lopende band uitgevonden en de meeste grondstoffen winnen we zelf, waardoor we goedkoper kunnen produceren dan anderen.
		Helaas zien we onze verkoopcijfers gestaag teruglopen, omdat klanten ook wel eens wat luxe willen in hun automobiel en bovendien niet altijd in dat saaie zwart willen rondrijden. We maken dus eigenlijk de verkeerde auto's, maar daar zijn we wel goed in.
	4.	de aanpak is niet effectief en ook niet efficiënt
		we doen niet de goede dingen en wat we doen, doen we ook nog niet goed.
		Als huisvestingsinstelling hebben we laatst nog een groot zeeschip gekocht om er een congrescentrum van te maken.
		En omdat we uiteraard niet veel kijk op zeeschepen hebben, gingen we er flink de boot mee in.
	Voor managers zijn effectiviteit en efficiency de centrale begrippen bij uitstek. Het is immers de taak van managers om er voor te zorgen dat voorgenomen resultaten worden gehaald (de goede dingen doen) op een zo rendabel mogelijke wijze  (de dingen goed doen). Als manager bent je daar op elk moment en in elke situatie op gericht. Maar hoe doe je dat?
	Om te beginnen moet je er een soort tweede natuur van maken om te letten op effectiviteit en efficiency in situaties om je heen en je daar vragen bij te stellen als : "wat gebeurt hier?", "waar is het goed voor?", "waarom gaat het op deze manier?", "wat kost het en wat levert het op?" 'kan het niet anders, beter?".
	En verder moet je als manager alert zijn op signalen die er op wijzen dat zaken niet goed gaan, of juist bijzonder goed.
	Voorbeelden van indicatoren op het vlak van effectiviteit:
		groei of krimp van marktaandeel;
		tevredenheid van afnemers en eindgebruikers;
		bruikbaarheid producten als input in volgende productiefasen;
		percentage werkzaamheden zonder toegevoegde waarde voor klanten;
		klachten van klanten;
		kosten van onze garantieregeling;
		enz.
	Voorbeelden van indicatoren op het vlak van efficiency:
		doorlooptijd per eenheid product of activiteit;
		kosten per eenheid product of activiteit;
		wachttijden;
		kwaliteitskosten;
		aantal malen niet op voorraad;
		percentage op tijd geleverd;
		orde en netheid;
		enz.
	De volgende stap is structuur aanbrengen en een werkwijze ontwikkelen waardoor over deze en andere indicatoren systematisch informatie wordt verzameld, die vervolgens kan worden beoordeeld aan de hand van normen die men daarvoor heeft vastgesteld.
	Meten en weten is natuurlijk mooi, maar daar mag het niet bij blijven. De volgende stap is dan ook het ontwikkelen en uitvoeren van initiatieven om tot verbetering van de effectiviteit en de efficiency te komen.
	Instrumenten en hulpmiddelen:
	analyses
	managementinformatiesysteem
	prestatie-informatie
	executive dashboard
	diagrammen

© Kennisconsult